Todos estos instrumentos electrónicos permiten agilizar, eficientar y economizar el tráfico de información y el deshago de asuntos entre las diversas áreas que integran a la corporación policiaca. En el caso de l Outlook se trata de un dispositivo que permite utilizar en una sola pantalla a: un correo; una agenda de trabajo y un block de notas que posibilitan organizar la entrada y salida de mensajes, adjuntando -en su caso-, los archivos necesarios para incorpóralos a hojas de trabajo en donde pueden ser procesados en textos para preparar documentos de trabajo, contestar oficios, recibir relaciones de personal, reportes de trabajo, etcétera. Adicionalmente por su parte, la agenda de trabajo facilita programar actividades, asignar tareas, revisar su estado de cumplimiento, reportar los resultados y alertar sobre pendientes. Este último dispositivo funciona a la perfección como control interno de actividades y permite visualizar el cumplimiento de los trabajos que se deriven del programa operativo que, mes con mes, debe de evaluarse para conocer el estado de la administración del organismo. En cuanto hace al block de notas, este opera como un posti-it electrónico en el que pueden escribirse las anotaciones que constituyen elementos a tener en cuenta para la programación, realización o recordatorio de ideas.
Por otra parte la Intranet funciona como una red de enlace interno que puede desarrollar gran parte de la versatilidad de la internet pero circunscrita al uso interno de la corporación. A través de este medio los usuarios pueden disponer de: un acceso directo a la normatividad del instituto; archivos fotográficos; videos; spots; consulta de diversos aspectos administrativos personales tales como asistencias, retardos e inasistencias; archivos de síntesis periodísticas; acceso al correo institucional; etcétera. En cuanto al Gajin se trata de un “messenger” privado que enlaza para una conversación oficial a todos los usuarios que forman parte del sistema electrónico del IPAX. Esto permite que se establezcan conversaciones en tiempo real entre por ejemplo trabajadores radicados en Xalapa y otros de Panuco, Coatzacoalcos, Orizaba o cualquier otro lugar en donde existan comandancias o bases del IPAX con el objeto de atender con prontitud los trámites, adecuaciones o consultas a que haya lugar. Por último se llamó la atención acerca del uso de la red interna que permite comunicarse por voz a través de un dispositivo telefónico que no implica costos en tiempo comercial para el organismo policíaco.
La preparación de los trabajadores y funcionarios se inscribe además en las políticas de ahorro y optimización de recursos que deben de lograrse con el uso y aplicación del gobierno electrónico. El Lic. Carlos Rodríguez Velasco Comisionado del IPAX explicó que el acceso a la realización de una administración en base a tecnología de punta es, además, necesario para que el Instituto avance en su certificación como merecedor del ISO 9001:2008.
El Lic. Pedro Bustamante Pérez Gerente de Informática puso en marcha el curso taller de tecnología de la Información para trabajadores y funcionarios del IPAX.
El Lic. Carlos Rodríguez Velasco Comisionado del IPAX explica a los funcionarios del IPAX asistentes al curso sobre uso de tecnología de la información las ventajas que resultan de aprovechar los nuevos desarrollos tecnológicos para alcanzar un pleno desarrollo institucional.
